Het kan altijd slimmer. Dat geldt ook voor factureren. Ik geef je vier tips om uitstaande facturen sneller betaald te krijgen.
Vaker factureren
Bij grote projecten kunnen de bedragen behoorlijk oplopen. Ik raad installatiebedrijven altijd aan om vaker tussendoor te factureren. Spreek van tevoren duidelijke termijnen met elkaar af. Gaat het om een totaalbedrag van 100.000 euro, factureer dan liever tien termijnen van 10.000 euro in plaats van vier termijnen van 25.000 euro. Waarom? Op het moment dat er een probleem ontstaat over een factuur, dan gaat het altijd over de laatste nota. Dan kan er beter maar 10.000 euro openstaan dan 25.000 euro!
Meerwerk
Ook bij meerwerk kunnen de bedragen behoorlijk oplopen. Probleem is vaak dat het een hoop uitzoekwerk is. Geen leuk werk, met als gevolg dat het vaak blijft liggen. Op het moment dat al het meerwerk pas op het einde wordt gefactureerd, kan het eindbedrag zomaar oplopen naar 100.000 euro. Terwijl je veel beter telkens tussendoor een factuur de deur uit kunt doen. Bijvoorbeeld vier keer 25.000 euro. Ook hier geldt weer dat als er een onenigheid is over een factuur, het altijd over de laatste nota gaat. En dan is het niet prettig als je voor het meerwerk een factuur van 100.000 euro hebt openstaan.
Via de iPad
Vooral bij service- en onderhoudswerk zie je dat de monteur steeds vaker de iPad gebruikt. Zodra de monteur de deur bij de klant uitloopt, heeft deze de factuur al in zijn mailbox zitten. Natuurlijk, een dergelijke manier van werken vraagt een bepaalde investering, maar het zorgt wel voor een snellere facturering!
Geen stapeltjes
Mijn laatste tip is: zorg voor zo weinig mogelijk stapeltjes! Eerst liggen de bonnen bij de monteur in de bus. Daarna komen ze op een bureau op kantoor. Zorg dat zo’n werkbon direct wordt gescand. Maar ook dat die werkbonnen niet eindeloos rondgaan op kantoor. En zo snel mogelijk bij degene terecht komen die factureert. Vaak wordt factureren uitgesteld, omdat we bang zijn dat we nog iets vergeten zijn. Ook dat kan veel effectiever. Investeer in het trainen van je personeel. Opdat ze niks vergeten. Monteurs vinden het schrijven van zo’n werkbon vaak maar lastig. Maak het ze daarom zo makkelijk mogelijk!
Stefan van Maasakkers is accountant en vennoot bij accountants- en advieskantoor Rühl Haegens Molenaar, met kantoren in Venray en Uden
